Menu

Sfeer proeven tijdens virtuele open dagen, kan dat?

Van online lessen tot virtuele rondleidingen op Instagram: scholen bleken in coronatijd zeer creatief als het gaat om hun open dagen. Zo ook Jurriaan, Rob, Ingrid, Tina en Mirian. Hoe hebben zij hun open dagen afgelopen jaar vormgegeven, wat zijn de successen, de valkuilen én tips? En wat kan online communicatie-expert Michan Tolman ons hierover leren?

 

 

Jurriaan Boon, afdelingsleider vmbo-tl/havo onderbouw Huygens College Heerhugowaard:

“De sfeer proeven op de school zelf, daar kan geen video tegenop. Maar digitale middelen kunnen kinderen wel helpen om een beeld van de school te krijgen en de school in the picture zetten”

Het is voor groep-8 kinderen belangrijk om de sfeer van een school te proeven, lokalen te zien en docenten te spreken voordat zij hun schoolkeuze maken. Maar de deuren van middelbare scholen bleven vanwege de coronamaatregelen het afgelopen jaar dicht tijdens de open dagen. ‘We moesten dus creatief worden met digitale middelen. Zo kropen groep-8 leerlingen thuis achter de laptop voor een online wiskunde- of tekenles’, vertelt Jurriaan Boon, afdelingsleider vmbo-tl/havo onderbouw van het Huygens College Heerhugowaard (vwo, havo, vmbo). ‘Kinderen konden via Instagram een live rondleiding volgen van onze leerlingen en we hebben ons YouTube-kanaal uitgerust met filmpjes, bijvoorbeeld met thema’s als: wat is een mentor? Natuurlijk zijn we de ouders niet vergeten. In filmpjes geven alle afdelingshoofden uitleg over hun afdeling. Die hebben we laten filmen door een videobedrijf. En wie nog vragen had, kon die via een button op onze site stellen. Vervolgens gaven wij via een Teams-meeting antwoord. De sfeer proeven op de school zelf, daar kan geen video tegenop. Maar digitale middelen kunnen wel aanvullend zijn en kinderen helpen om een beeld van de school te krijgen en de school in the picture zetten.’


De tip:
Jurriaan: ‘Wees creatief, schuw digitale middelen niet en bekijk elk onderdeel afzonderlijk. Want elk digitaal communicatiemiddel heeft een andere aanpak nodig. Betrek  de ervaringen van eigen leerlingen hierbij.’

De cijfers:
Jurriaan: ‘Normaal gesproken houden we twee open dagen waar in totaal zo’n 1000 kinderen op afkomen. Het aantal leerlingen dat meedeed aan de online activiteiten was wel wat lager. Zo volgden zo’n 150 a 200 kinderen de online lessen en zo’n 200 kinderen volgden de Instagramrondleiding. De video’s op ons YouTube-kanaal zijn erg goed bekeken.’

Rob van Veen, afdelingsleider 1e leerjaar Petrus Canisius College Heiloo:

“Kinderen moeten tijdens een open dag eigenlijk door de school kunnen hobbelen en hun voelsprieten kunnen uitsteken”

De virtuele activiteiten van het Petrus Canisius College in Heiloo vielen ook in de smaak bij ouders en leerlingen. Volgens Rob van Veen, afdelingsleider 1e leerjaar, gaf de school basisschoolleerlingen verschillende links van lessen waar ze digitaal een kijkje konden nemen tijdens het open huis (open dag). Ze werden thuis meteen aan het werk gezet, bijvoorbeeld via een Kahootquiz. En ouders konden in plaats van de fysieke informatieavond via Teams luisteren naar de afdelingsleider die uitleg gaf over de school. ‘Het beeld schakelde daarna over naar een collega die leerlingen vragen stelde over onderwerpen als huiswerk en vrienden maken. Daarnaast hebben we met de andere vestigingen die deel uitmaken van het PCC een 3D-model van onze school laten maken door een professioneel bedrijf. We vullen het model zelf in met filmpjes en informatiezuilen. Technisch heeft het wel wat voeten in de aarde om dit soort activiteiten op te tuigen en het vraagt ook wat van onze collega’s, want zij moeten de content aanleveren. Maar online communicatie biedt veel mogelijkheden. Wij zien het als een aanvulling, want kinderen moeten tijdens een open dag eigenlijk door de school kunnen hobbelen en hun voelsprieten kunnen uitsteken.’

De tip:
Rob: ‘Als je filmpjes wilt gebruiken voor je YouTube-kanaal of op je site: zorg er voor dat het begin direct vlamt zodat je de aandacht vasthoudt. Zoek de mensen binnen je team die vaardigheden hebben op het gebied van filmen en monteren. Wij beschikken deels over eigen middelen. Zo hebben we een eigen camera en soms moet je zaken uitbesteden.’

De cijfers:
Rob: ‘Ons open huis trekt jaarlijks gewoonlijk meer dan 500 leerlingen. Het aantal jongeren dat online deel nam aan de activiteiten lag wat lager. Wij hadden wel het geluk dat, voordat alles echt op slot ging, de basisscholieren tijdens de leerlingmiddagen nog fysiek te gast waren voor het volgen van minilesjes.’

Ingrid van Lint, coördinator communicatie & front office Sint-Joriscollege (onderdeel Parmant Scholen) in Eindhoven:

“Met de GoPro gaan ze van het scheikundelokaal naar het technieklokaal en de sportzaal”

De virtuele open dagen van de Parmant Scholen zagen er allemaal anders uit. Zo konden leerlingen die een kijkje wilden nemen op het Sint-Joriscollege in Eindhoven (mavo, havo en vwo) dat doen via een video. ‘Leerlingen nemen in de video twee groep 8-leerlingen mee op een tour door de school. Met een GoPro gaan ze van het scheikundelokaal naar het technieklokaal en de sportzaal. Ze stoppen even om naar de muziek te luisteren die klinkt uit de centrale hal’, schetst coördinator communicatie & Front Office Ingrid van Lint het beeld. ‘De reacties zijn positief: leerlingen vinden het leuk om de lessen, docenten, onze leerlingen en het gebouw toch te kunnen zien. We hopen dat we dit jaar leerlingen en ouders in kleinere groepen kunnen rondleiden.’

De tip:
Ingrid: ‘We organiseren een webinar in plaats van een fysieke informatieavond. Docenten geven ouders informatie over de school, de sportklas en de kunstklas. Via een chatfunctie kunnen zij vragen stellen. Dat werkt erg goed.’

De cijfers:
Ingrid: ‘Wij ontvangen zo’n 1000 leerlingen tijdens een fysieke open dag. Hoeveel mensen de video met de rondleiding hebben bekeken, is moeilijk te zeggen omdat het op verschillende platformen te vinden is.’

Tina Baker, medewerker secretariaat en administratie Antoon Schellenscollege (onderdeel Parmant Scholen):

“Het inzetten van digitale middelen zal wel ondersteunend blijven aan de activiteiten”

Het Antoon Schellenscollege (vmbo-onderbouwschool) is een kleinere school dan het Sint-Joriscollege. Docenten zaten tijdens de open dag klaar voor een livestream. Ze vertelden hoe het reilt en zeilt op de school en via de chat konden ouders vragen stellen. Tina Baker, medewerker secretariaat en administratie: ‘Iedereen kon zich aanmelden voor een Teams-meeting voor persoonlijke gesprekken. We zijn een kleine school daarom konden we deze een-op-een gesprekken bieden. Het liefst gaan we weer terug naar fysieke open dagen zodat leerlingen de sfeer echt kunnen proeven. Het inzetten van zulke digitale middelen zal wel ondersteunend blijven aan de activiteiten.’

De tip:
Tina: ‘Het belangrijkste is dat je als school in de schoenen van je leerlingen gaat staan: wat vinden zij een leuke manier om de informatie te krijgen. Laat je vooral niet overspoelen door alle mogelijkheden die verschillende partijen aanbieden. Want je kunt het zo gek niet bedenken: van een hele app tot een rondleiding via een virtuele bril. Uiteindelijk gaat het om wat bij jouw school past.’

Mirian Brenkman Aloysius De Roosten (vmbo-t school) en Vakcollege Eindhoven:

“Interactie is belangrijk. Daarom gaan we hier nog meer aandacht aan besteden als we weer online een open dag moeten verzorgen”

Daar denkt Mirian Brenkman, medewerker communicatie van Aloysius De Roosten (vmbo-t school) en Vakcollege Eindhoven (vmbo bb en vmbo bk) net zo over: ‘Onze leerlingen van het Vakcollege Eindhoven werken vooral met hun handen. Het is belangrijk dat zij de praktijklokalen kunnen zien. Dat kon niet door corona, daarom maakten we een 360 graden rondleiding die ze online konden bekijken. Daarnaast zat tijdens de online informatieavond voor ouders een belteam klaar. Bij Aloysius De Roosten zijn twee online informatieavonden gegeven, ouders konden ook hier vragen stellen. Interactie is belangrijk. Daarom gaan we hier nog meer aandacht aan besteden als we weer online een open dag moeten verzorgen.’

De tip:
Mirian Brenkman: ‘Bij ons konden de minilessen vanuit Aloysius De Roosten voor groep 7 en 8 leerlingen afgelopen jaar niet doorgaan. Collega’s bezorgden thuis een tasje met een aantal leuke opdrachten. Zo kregen kinderen toch een beeld van onze lessen en was er toch een een-op-een moment van persoonlijk contact mogelijk. Dat is echt een aanrader.’

Michan Tolman, online communicatie expert:

“Scholen moeten zich realiseren dat we in 2021/2022 leven, in een wereld die steeds digitaler wordt. Spring je nu niet aan boord, dan mis je de boot”

Michan Tolman maakt online campagnes voor scholen vanuit communicatiebureau In Beeld. Hij ziet een verschuiving naar online activiteiten. Veel scholen hebben een plan b klaarliggen voor het geval de coronamaatregelen de fysieke open dagen in de weg zitten. Fysieke open dagen zijn volgens Michan belangrijk om de sfeer te kunnen proeven, maar het verspreiden van online content via Instagram, Google, Snapchat en YouTube of informatieverstrekking via Teams zijn goede alternatieven of kunnen ervoor zorgen dat er meer kinderen op de open dagen afkomen. ‘Het is belangrijk dat scholen nadenken over hun digitale content. Een advertentie die ooit in de krant stond hoeft niet geschikt te zijn voor online. Inhoudelijk willen leerlingen weten welke faciliteiten een school te bieden heeft. Ouders kijken meer naar de mogelijkheden: wat kan mijn kind met deze opleiding?’

DNA van de school

‘Ik denk dat in de toekomst scholen bijvoorbeeld meer toegaan naar de elevator pitch. In een korte video het verhaal en het DNA van de school neerzetten. Om hun digitale omgeving beter in te richten, hebben scholen vertrouwen nodig, vertrouwen dat het lukt. Wij kunnen helpen bij het vinden en inzetten van betaalbare tools. Denk aan het integreren van branding in een video. Het belangrijkste is dat scholen zich moeten realiseren dat we in 2021 leven, in een wereld die steeds digitaler wordt. Spring je nu niet aan boord, dan mis je de boot.’

Interviews Marleen Kuijsters

OpenDagenService

U bent vast al bekend met onze OpenDagenPlanner. Hiermee krijgen de leerlingen en hun ouders snel een overzicht van alle kennismakingsdagen in hun omgeving, zoals deze door u in het schoolbeheer onder tabblad ‘Open dagen‘ zijn ingevuld. Daar is nu de OpenDagenService aan toegevoegd: een extra optie waarmee geïnteresseerden zich gelijk kunnen aanmelden voor deelname aan uw open dag of kennismakingsactiviteit.

Wat kunt u doenDit is eigenlijk geheel aan u als school. Wij voorzien u van praktische informatie. Hiermee kunt u rechtstreeks contact opnemen met de aanmelder en eventueel aanvullende informatie sturen. Wellicht helpen de gegevens u bij de planning van het aantal bezoekers. Of u gebruikt deze om het ontvangst nog persoonlijker te maken.Uiteraard wordt rekening gehouden met de geldende AVG-regels.Met de toevoeging van deze service helpen wij niet alleen leerlingen en ouders met een belangrijke stap in het schoolkeuzeproces, maar willen we ook u graag van dienst zijn.

Nog geen deelnemer en wilt u ook een goed gesprek?

Veel van uw collega’s hebben inmiddels goede ervaringen met onze diensten. Maakt u nog geen gebruik van de VO Gids? Of kunnen wij u verder helpen met uw internetcommunicatie?Neem dan vrijblijvend contact op met uw accountmanager.Zij staan voor u klaar en helpen u graag verder.Mail naar scholen@devogids.nl of bel 020 570 89 81